Управление мероприятиями для студенческих клубов

Создано под ритм клубов, с нулевым бюджетом

Студенческие клубы проводят мероприятия часто и в разных форматах: день открытых дверей в начале семестра, мастер-классы и тренинги на неделе, лекции, вечеринки, конкурсы и итоговый саммит семестра. Бюджет обычно близок к нулю, и всё держится на волонтёрском труде студентов. Etkin создан именно для этого: настройка занимает минуты, не требует технических знаний, а бесплатный тариф покрывает то, что нужно большинству клубов. Заявки, теряющиеся в чатах WhatsApp, посещаемость в таблицах и неопределённость «мы не знаем, кто придёт» уступают место единой аккуратной панели.

Почему бесплатный тариф подходит клубам

На бесплатном тарифе вы получаете онлайн-регистрацию, посещаемость по QR и базовую отчётность до 2 мероприятий в месяц по 100 участников, без затрат — даже данные карты не запрашиваются. Большинству клубов этого хватает, чтобы стабильно проводить мероприятия весь семестр. Если потребность растёт — более частые мероприятия, объявления SMS/WhatsApp или сертификаты — студенческая скидка открывает Pro за полцены. Даже новый клуб без бюджета может провести первый день открытых дверей, первый мастер-класс и первый конкурс, ничего не платя.

Какое мероприятие клуба?

• День открытых дверей и набор: быстрые заявки через форму интереса, чтобы список новых членов начинался аккуратно.
• Тренинг и мастер-класс: регистрация → посещение по QR → сертификат об участии в одном потоке.
• Лекция и дискуссия: регистрация с лимитом мест, напоминания и быстрый check-in на входе.
• Конкурс и хакатон: командная или личная регистрация, учёт посещений и сертификаты.
• Саммит и фестиваль: программа из нескольких сессий в масштабе с QR check-in.

Правление меняется каждый год — память остаётся

Самая коварная проблема клубов возникает при передаче дел: старое правление уходит, и записи, шаблоны и знание «как мы это делали?» уходят с ним. В Etkin история мероприятий, списки участников и отчёты остаются в аккаунте клуба. Когда новое правление принимает дела, оно получает доступ к прошлым мероприятиям и готовым шаблонам, а новых членов вы приглашаете с ролевыми правами. Институциональная память сохраняется, и вы не начинаете с нуля каждый семестр.

Объявляйте там, где студенты, отчитывайтесь куратору

Студенты видят объявления в телефонах, а не на плакатах. В Etkin у каждого мероприятия есть публичная ссылка регистрации и QR-код, которые можно поместить в био или сторис Instagram, чат WhatsApp или канал Telegram. Кто регистрируется, сразу получает свой QR, а вы с самого начала знаете, кто придёт. На мероприятиях с лимитом мест регистрация автоматически останавливается, когда места кончаются, и можно открыть лист ожидания. Вместимость зала, кейтеринг и материалы планируются по реальным цифрам, а не по догадкам.

Работа не заканчивается с мероприятием: большинство клубов отчитываются о посещении куратору, студенческому офису или правлению. Etkin формирует этот отчёт автоматически — сколько зарегистрировалось, сколько пришло и какова была заполненность, на одном экране. Добавьте статьи бюджета и расходов — и получите прозрачное досье закрытия. Это облегчает заявки на спонсорство и вузовское финансирование и помогает лучше спланировать следующее мероприятие.

Узнайте больше

Частые вопросы клубов