Belediye ve kamu etkinlik yönetimi
Meslek edindirme kurslarından şenliklere, halk toplantılarından spor etkinliklerine kadar kurumunuzun tüm etkinliklerini tek panelde yönetin. Online kayıt, kontenjan ve bekleme listesi, QR ile giriş, katılım belgesi ve üst yönetime sunulabilir raporlar — hepsi KVKK uyumlu.
Çok sayıda etkinlik, dağınık kayıt, zor raporlama
Bir belediye ya da kamu kurumu yılda yüzlerce etkinlik yapar: dönemlik meslek edindirme kursları, spor ve sanat atölyeleri, mahalle şenlikleri, halk toplantıları, anma programları, seminerler. Bunların neredeyse tamamı ücretsizdir ve katılımcı sayısı yüksektir. Kayıtlar çoğu zaman ya matbu formlarla ya da her birim için ayrı açılmış Google Form'larla toplanır; kontenjan takibi telefonla yapılır, giriş kapıda isim listesinden yürür ve dönem sonunda “kaç kişi katıldı” sorusuna cevap vermek günler alır.
Hazır sistem neden yazdırmaktan iyi
Birçok kurum bu ihtiyacı özel yazılım ihalesiyle çözmeye çalışır; sonuç genellikle uzun bir tedarik süreci, tek bir tedarikçiye bağımlılık ve güncellenmeyen bir arayüzdür. Etkin hazır bir hizmet olarak gelir: kurulum yoktur, sunucu yönetmezsiniz, mevzuat ve güvenlik güncellemeleri sizin tarafınızda iş çıkarmaz. Birimler kendi etkinliklerini kendileri açar, merkezde tek bir kurum hesabı altında toplanır. Ücretsiz planla başlayıp gerçek kullanım oturduktan sonra ölçeklendirebilirsiniz.
Kontenjan ve bekleme listesi
Kurs kontenjanı dolunca kayıt kendiliğinden kapanır, bekleme listesi açılır; yer boşalınca sıradaki davet edilir.
QR ile giriş ve yoklama
Kurs devamlılığı ve etkinlik girişi QR ile kaydedilir; kim kaç derse geldi kayıt altına alınır.
Rapor ve belge
Katılım raporlarını Excel/PDF olarak alın; kurs sonunda katılımcıya doğrulanabilir belge verin.
Hangi kamu etkinliğinde?
- Meslek edindirme ve hobi kursları: Dönemlik kayıt, kontenjan, devam takibi ve kurs sonunda katılım belgesi.
- Festival, şenlik ve konser: Yüksek katılımda ücretsiz kayıt ve girişte hızlı QR okutma.
- Halk toplantısı ve bilgilendirme: Katılımcı kaydı, salon kapasitesi planı ve resmî katılım tutanağı için rapor.
- Spor etkinliği ve turnuva: Bireysel/takım kaydı, katılım kaydı ve belgeleme.
- Eğitim ve seminer programları: Kurum içi ya da halka açık programlarda kayıt, hatırlatma ve sertifika.
Kurum sayfası: tek adres, gömülebilir takvim
Kurumunuzun Etkin'de herkese açık bir sayfası olur; tüm yayımlanmış etkinlikleriniz orada listelenir. Vatandaş bu sayfayı takvim uygulamasına abone edebilir, böylece yeni etkinlikleriniz kendiliğinden telefonuna düşer. Aynı listeyi kurumun kendi web sitesine gömerek belediye sitesindeki “etkinlik takvimi” bölümünü elle güncellemekten kurtulursunuz — Etkin'e girdiğiniz etkinlik iki yerde birden görünür.
Kurs kaydından rapora dört adım
Etkinliği ya da kursu açın
Ad, tarih, yer ve kontenjanı girin. Kayıt formuna TC kimlik yerine ihtiyacınız olan alanları ekleyin; mahalle, yaş grubu, kurs tercihi gibi alanlar serbesttir.
Duyurun
Kayıt bağlantısını kurum sitesine, sosyal medyaya ve afişteki QR'a koyun. Kayıtlar tek listede toplanır; birim birim dağılmaz.
Girişte QR okutun
Kapıda ya da derste görevli katılımcının QR'ını okutur. Devam takibi ve katılım kaydı anında oluşur.
Raporu alın
Kaç kişi kaydoldu, kaç kişi katıldı, doluluk ne oldu — Excel veya PDF olarak indirip üst yönetime ya da meclise sunun.
Kişisel veri sorumluluğu kamuda daha ağır
Kamu kurumları vatandaş verisini işlerken özel bir sorumluluk taşır ve denetime açıktır. Google Form gibi araçlarda veri nerede tutuluyor, kim erişiyor, ne zaman siliniyor sorularının net cevabı çoğu zaman yoktur. Etkin'de katılımcı verileri Avrupa Birliği içinde, Frankfurt (eu-central-1) bölgesinde barındırılır; aydınlatma metni, açık rıza ve veri sahibi başvuru (silme, erişim) akışları platformda hazır gelir.
Yetkilendirme de kurumsal çalışır: her birim yalnız kendi etkinliğini ve kendi katılımcı listesini görecek şekilde rol bazlı yetkiyle tanımlanır; merkez tüm etkinlikleri tek panelden izler. Kurs kaydında sağlık durumu, engellilik ya da diyet gibi özel nitelikli veri toplayacaksanız bunun ayrı bir açık rıza gerektirdiğini hatırlatırız — bu alanları varsayılan olarak formda bulundurmayız.
Sınırsız sayıda ücretsiz etkinlikte, etkinlik başına 100 katılımcı için online kayıt, QR ile giriş, temel raporlama ve etkin.app izli belge ücretsizdir; kart bilgisi istenmez. Daha yüksek kontenjan, SMS/WhatsApp duyuru ve kendi tasarımınızla izsiz belge ücretli planlarda açılır. Kurumsal kullanım için [email protected].
Devamını keşfedin
Belediye ve kamu kullanımı hakkında
Kurs kayıtlarında kontenjanı nasıl yönetiyoruz?
Her kurs için kontenjan belirlersiniz; dolduğunda kayıt otomatik kapanır ve bekleme listesi devreye girer. Kayıtlı biri vazgeçtiğinde ya da kontenjanı artırdığınızda bekleme listesindeki sıradaki kişi davet edilir. Formu elle kapatmanız gerekmez.
Farklı birimler kendi etkinliklerini yönetebilir mi?
Evet. Rol bazlı yetkiyle her birim kendi etkinliğini açar ve yalnız kendi katılımcı listesini görür; merkez tüm etkinlikleri tek panelden izler. Kurum tek hesap altında toplanır, veri birimlere dağılmaz.
Katılımcı verileri nerede tutuluyor?
Avrupa Birliği içinde, Frankfurt (eu-central-1) bölgesinde. Aydınlatma metni, açık rıza ve veri sahibi başvuru akışları (erişim, silme) platformda hazır gelir. Sağlık, diyet gibi özel nitelikli veri toplayacaksanız ayrı açık rıza gerekir; bu alanlar varsayılan formda bulunmaz.
Kurs bitiminde katılım belgesi verebilir miyiz?
Evet. Belge yalnız QR'ı okutulmuş, yani gerçekten katılmış kişiler için üretilir ve otomatik gönderilir. Her belgede doğrulama bağlantısı ve QR'ı bulunur; belgeyi alan kurum geçerliliğini kendisi görebilir. Ücretsiz planda belge etkin.app iziyle çıkar, izsiz sürüm ücretli planlardadır.
Etkinlik takvimimizi kurum web sitemizde gösterebilir miyiz?
Evet. Kurumunuzun Etkin'deki herkese açık sayfasındaki etkinlik listesini kendi web sitenize gömebilir, ayrıca vatandaşın takvim uygulamasına abone olabileceği bir takvim bağlantısı sunabilirsiniz. Etkin'e girdiğiniz etkinlik her iki yerde birden görünür.
Ücretli bilet satışı yapabiliyor muyuz?
Şu an platform üzerinden ücretli bilet tahsilatı bulunmuyor. Kamu etkinliklerinin büyük çoğunluğu ücretsiz olduğu için bu genellikle bir kısıt oluşturmaz; ücretli bir programda kaydı Etkin üzerinden alıp tahsilatı kendi kanalınızdan yürütebilirsiniz.
İhale ya da kurulum süreci gerekiyor mu?
Hayır. Etkin hazır bir hizmettir; sunucu kurulumu, bakım ve güncelleme sizin tarafınızda iş çıkarmaz. Ücretsiz planla hemen başlayıp gerçek kullanım oturduktan sonra ölçeklendirebilirsiniz. Kurumsal ihtiyaçlar için [email protected] adresinden yazabilirsiniz.