QR-Check-in — Event-Einlass in Sekunden am Eingang
Jeder Angemeldete erhält eine QR-Einladung; am Einlass scannt ein Mitarbeiter sie per Handy und der Gast ist in Sekunden drin. Keine Schlangen, keine Papierlisten. Ihr Event-Check-in-System vereint Anmeldung, Einladung und Einlasskontrolle in einem Fluss.
Retten Sie die ersten fünf Minuten am Einlass
Bei den meisten Events entsteht der erste Eindruck am Einlass: lange Schlange, Namenssuche auf einer gedruckten Liste, die „Bin ich angemeldet?“-Diskussion. QR-Check-in beseitigt diese Reibung. Meldet sich jemand an, wird ein persönlicher QR-Code erzeugt; am Einlass wird er gescannt, das System prüft den Datensatz sofort und der Zutritt ist bestätigt. Der Mitarbeiter durchsucht keine Liste, der Gast wartet auf niemanden. Sie können an mehreren Türen gleichzeitig scannen und die Auslastung live verfolgen.
QR-Einladungen
Der Check-in beginnt nicht am Einlass, sondern mit der Einladung. Sobald sich jemand anmeldet, erhält er seinen QR-Code per E-Mail, SMS oder WhatsApp und behält diese QR-Einladung auf dem Handy. Am Veranstaltungstag muss er nur den Code zeigen. Datum, Ort und Hinweise reisen mit der Einladung, und Erinnerungen heben die Teilnahmequote.
- Automatisch erzeugt: ein eindeutiger, persönlicher QR für jede Anmeldung — kein manuelles Listenpflegen.
- Mehrkanalige Zustellung: die QR-Einladung kommt per E-Mail, SMS und WhatsApp, mit geplanten Erinnerungen.
- Bereit auf dem Handy: Teilnehmende installieren nichts; sie öffnen einfach die Einladung und zeigen sie am Einlass.
Scannen und Einlasskontrolle am Eingang
Der Mitarbeiter öffnet den Check-in-Bildschirm im Browser und scannt den QR mit der Handykamera. Das Ergebnis erscheint sofort: eine gültige Anmeldung zeigt eine grüne Bestätigung, ein bereits verwendeter oder ungültiger Code löst eine Warnung aus. Weitergabe von Codes und Doppel-Einlass werden verhindert, und jeder Scan wird mit Gerät und Zeitstempel im Prüfprotokoll festgehalten.
Tempo
Scannen, bestätigen, einlassen — Sekunden pro Gast. In Stoßzeiten bilden sich keine Schlangen.
Doppel-Scan-Schutz
Ein verwendeter oder gefälschter Code wird sofort erkannt; jeder Zutritt steht im Prüfprotokoll.
Live-Auslastung
Wie viele drin sind und wie viele erwartet werden — von jeder Tür in ein Dashboard.
Der Unterschied zu Papierlisten und gedruckten Einladungen
Gedruckte Einladungen und Klemmbrett-Listen sind noch verbreitet, aber beide sind langsam und fehleranfällig. Eine gedruckte Einladung kann kopiert werden oder verloren gehen; das Durchsuchen einer Liste erzeugt eine Schlange, und wer tatsächlich hereinkam, wird von Hand notiert. QR-Check-in löst das an der Wurzel: Jede Einladung ist eindeutig und einmal gültig, das Scannen dauert Sekunden, und die Einlassdaten werden automatisch erfasst. Kurzfristige Änderungen greifen sofort ohne Neudruck — und die Papier- und Druckkosten entfallen ebenfalls.
Check-in oder Teilnahmeerfassung?
Es sind zwei Enden eines Flusses: das Scannen des QR am Einlass ist Check-in, und die Umwandlung in einen Teilnahmedatensatz mit Prüfprotokoll ist Teilnahmeerfassung. Etkin verbindet beides in einem Fluss, sodass die am Einlass erfassten Daten sofort zu Ihrer Teilnahmeliste werden.
Von der Einladung zum Einlass in vier Schritten
Anmeldungen entgegennehmen
Sammeln Sie Teilnehmende mit einem Online-Anmeldeformular; jede Anmeldung erzeugt ihren QR automatisch.
QR-Einladung senden
Stellen Sie die QR-Einladung und Erinnerungen per E-Mail/SMS/WhatsApp zu.
Am Einlass scannen
Der Mitarbeiter öffnet den Check-in-Bildschirm am Handy, scannt den QR und bestätigt den Zutritt in einer Sekunde.
Live beobachten
Sehen Sie Auslastung und Ankunftsfluss in Echtzeit; erhalten Sie am Ende den Abschlussbericht.
Für jedes eingeladene und ticketbasierte Format
Jedes Event, das Tempo und Ordnung am Einlass will, gewinnt mit QR-Check-in; der Ablauf bleibt gleich, nur der Maßstab ändert sich. In einem Workshop mit zehn Personen wie in einer Konferenz mit tausend genügen ein Mitarbeiter-Handy und der QR des Gastes — keine Zusatzhardware, keine separate Software, keine Installation.
- Konferenz & Gipfel: mehrtüriger, schlangenfreier Einlass im großen Maßstab mit Live-Auslastung.
- Gala & Abend nur mit Einladung: ein eleganter, schneller und kontrollierter Empfang mit QR-Einladungen.
- Messe & Launch: sofortige Prüfung bei starkem Andrang; Doppel-Einlass und Code-Weitergabe werden blockiert.
- Schulung & zertifiziertes Programm: Check-in → Teilnahme → Zertifikat in einem Fluss.
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Über QR-Check-in
Wie wird die QR-Einladung zugestellt?
Sobald sich jemand anmeldet, wird ein persönlicher QR-Code erzeugt und als QR-Einladung per E-Mail, SMS oder WhatsApp gesendet. Der Gast behält sie auf dem Handy und scannt sie am Einlass, um einzutreten.
Brauche ich Zusatzgeräte oder Hardware für den Check-in?
Nein. Ein Mitarbeiter-Handy genügt; Sie öffnen den Check-in-Bildschirm im Browser und scannen den QR des Gastes. Kein separates Handterminal, kein Drucker, keine App-Installation nötig.
Was passiert, wenn derselbe QR zweimal gescannt wird?
Das System erkennt einen bereits verwendeten QR und löst beim zweiten Scan eine Warnung aus, was Doppel-Einlass und Code-Weitergabe verhindert. Jeder Scan wird mit Gerät und Zeit im Prüfprotokoll festgehalten.
Kann ich an mehreren Eingängen gleichzeitig einchecken?
Ja. Mehrere Mitarbeiter können an verschiedenen Türen gleichzeitig scannen; das Teilnahmepanel sammelt alles an einem Ort und die Auslastung aktualisiert sich sofort.
Sind Check-in und Teilnahmeerfassung dasselbe?
Der Check-in konzentriert sich auf den Moment des Zutritts am Einlass, die Teilnahmeerfassung ist die Aufzeichnung, wer teilgenommen hat. Etkin verbindet beides in einem Fluss: Der QR wird am Einlass gescannt und die Daten landen sofort in Teilnahmeliste und Prüfprotokoll.